IL DISCLAIMER NELLE MAIL

A COSA SERVE E

COSA DOVREBBE CONTENERE

  È ormai molto nota la pratica di inserire un disclaimer, magari anche lungo e scritto in piccolo in fondo al testo delle mail. Di solito nella casella di posta elettronica del nostro posto di lavoro è pre-impostata, e nessuno si è mai realmente chiesto a cosa serve.

Quello che è meno chiaro è da dove derivi questa prassi, e soprattutto perchè abbia avuto così tanta diffusione, non essendoci un riferimento normativo che ne imponga l’utilizzo.

Ci sono alcune questioni che rimangono aperte, vediamone alcune e capiamo come poter inserire un testo che abbia un’utilità concreta.

Primo esempio: “Questo messaggio è rivolto esclusivamente ai destinatari indicati nello stesso”

L’art. 32 GDPR impone il titolare del trattamento ed il responsabile mettano in atto misure tecniche e organizzative adeguate per garantire un livello di sicurezza adeguato al rischio.

Il solo fatto di aver inviato e-mail a destinatari errati, pertanto, potrebbe mettere il Titolare stesso nella condizione di non aver attuato misure di sicurezza idonee.

Secondo esempio: “La diffusione del contenuto e degli allegati è da considerarsi severamente vietata”

L’art 616 del Codice Penale regola la segretezza delle informazioni contenute nelle comunicazioni.

Teniamo presente che il reato si configura qualora ci sia una divulgazione, totale o parziale, che avvenga senza giusta causa.

In ogni caso, però, non è dovere del mittente informare il destinatario.

Ma allora, cosa possiamo inserire nel nostro disclaimer, affinché risulti uno strumento corretto ed efficace?

Innanzitutto, qualora la mail fosse indirizzata al destinatario o ai destinatari corretti, un disclaimer che informi o rimandi a un’informativa sul trattamento dei dati da parte del Titolare è da ritenersi corretto (da redigere secondo i dettami dell’art. 13 GDPR).

Inoltre, sarebbe utile informare il destinatario se la comunicazione è da ritenersi personale o professionale (se è utilizzato un indirizzo aziendale che può avere anche scopi personali, o se altri colleghi o soggetti appartenenti all’organizzazione del mittente potrebbero avere accesso a quelle comunicazioni). Questi riferimenti si possono trovare nelle linee guida del Garante relative a posta elettronica e internet nel rapporto di lavoro, pubblicata in Gazzetta Ufficiale, n. 58 del 10 marzo 2007.

Vuoi capire come modificare il tuo disclaimer in modo che sia utile ed efficace? Contattami!